경남교육청, 종이 기록물 관리 ‘기록대장’ 개발

비전자 서류·사진 체계적 관리

경남교육청이 전자 문서 외 각종 종이 기록물 등을 쉽게 관리할 수 있는 프로그램을 자체 개발했다.

도교육청은 공공기록물을 체계적으로 관리하고 학교 업무를 줄이기 위해 비전자 기록물 관리 프로그램 ‘기록대장’을 지난 1일부터 보급하고 있다.

기록대장 명칭은 기록관리의 우두머리 ‘대장(大將)’이라는 의미와 일정한 양식의 장부를 이르는 ‘대장(臺帳)’의 의미를 담았다.

경남교육청의 각급기관의 비전자 기록물은 약 70만 건으로 추정하고 있다.

비전자 기록물 관리 프로그램은 누구나 쉽게 사용할 수 있도록 ‘엑셀’ 기반으로 만들어졌다. 종이 기록물 약 49만 권, 사진 등 시청각 기록물 약 10만 건, 간행물 약 5만 권, 행정박물(行政博物) 약 5만 7000건에 달한다. 연간 생산되는 비전자 기록물은 2만 건 가량이다.

기록대장은 담당자가 정보를 입력하면 관련 세부 대장과 통계의 자동 생성, 전자결재 지원 등 업무를 쉽게 할 수 있게 도와준다.

경남교육청은 9월부터 도내 모든 교육행정기관과 학교에 보급하고 있다. 사용자의 이해를 돕기 위해 지난 1일부터 온라인 전달연수를 하고 있다. 오는 20일부터 24일까지 4일간 집합교육도 할 예정이다.

황둘숙 총무과장은 “이 프로그램은 공공기록물 관리를 강화하고 현장 업무담당자를 지원하는 등 두 마리 토끼를 잡기 위해 기획됐다”며 “꼼꼼한 관리로 도민에게 기록정보 서비스를 제공하는 기틀을 마련하고 기록관리를 내실화하는 좋은 계기가 됐으면 한다”고 말했다.

강진성기자 news24@gnnews.co.kr

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