[직장인의 이미지메이킹]회의매너
회의는 여러 사람이 여러 의견을 제시하고 교환하면서 하나의 결론을 얻어내는 대화의 방법으로 비즈니스에서 빼놓을 수 없는 중요한 업무 중의 하나다. 이해관계과 얽혀 있는 비즈니스에서의 회의는 때로는 상대방을 설득하고 이해를 구해야 하기도 한다. 따라서 회의는 일반 대화와는 달리 많은 준비와 절차, 질서가 요구된다.
▲회의시 발언 매너
직장에서의 회의는 업무의 방향을 설정하고, 이를 보다 원활하게 수행하며, 그 과정을 점검하는 데 의의가 있다. 따라서 자신의 가치관이나 판단과 차이가 있더라도 다른 사람의 입장을 존중하여 독불장군식으로 의견을 개진하지 않도록 한다. 직장에서 회의를 할 때에는 참석자의 입장에 따라 조금씩 다르지만, 일반적으로 다음과 같은 점에 유의하여 진행하는 것이 바람직하다.
-발언 내용은 주제에서 벗어나지 않아야 한다.
-발언의 차례가 정해져 있는 경우 자신의 차례를 기다렸다가 발언하도록 하고, 차례가 정해져 있지 않는 경우 현재 발언자의 발언이 끝나면 자신의 의견을 말한다.
-누구나 알아들을 수 있도록 정확한 발음과 적당한 크기로 발언한다.
-혼자서 너무 오랫동안 발언하지 말고 여러 사람이 의사를 개진할 수 있도록 시간을 적절히 배분한다.
-짧은 시간에 요점을 간결하고 알기 쉽게 말한다.
-발언자가 발언 중에는 집중하도록 하고 의제와 관계없는 사담은 피한다.
-남의 말을 가로 막거나 중단시키는 행위는 삼간다.
-남에게 불쾌감을 주는 태도나 발언은 피한다.
▲회의의 준비
직장에서 모든 구성원들은 각자의 업무를 수행하느라 늘 바쁘다. 업무의 원활한 진행을 위해 부서간 담당자는 빠듯한 시간을 내어 회의를 하는 것이기 때문에 회의를 마련하는 입장에서는 사전에 충분한 배려와 사전 준비가 필요하다.
회의를 주관할 때 준비하는 과정이다.
1)회의목적을 정한다
회의나 미팅은 모임의 목적이 뚜렷해야 하고, 그 다음에 모임에 필요한 시간과 장소를 정한다.
-의제를 정한다.
-시간을 정한다.
-장소를 정한다.
▲회의시 발언 매너
직장에서의 회의는 업무의 방향을 설정하고, 이를 보다 원활하게 수행하며, 그 과정을 점검하는 데 의의가 있다. 따라서 자신의 가치관이나 판단과 차이가 있더라도 다른 사람의 입장을 존중하여 독불장군식으로 의견을 개진하지 않도록 한다. 직장에서 회의를 할 때에는 참석자의 입장에 따라 조금씩 다르지만, 일반적으로 다음과 같은 점에 유의하여 진행하는 것이 바람직하다.
-발언 내용은 주제에서 벗어나지 않아야 한다.
-발언의 차례가 정해져 있는 경우 자신의 차례를 기다렸다가 발언하도록 하고, 차례가 정해져 있지 않는 경우 현재 발언자의 발언이 끝나면 자신의 의견을 말한다.
-누구나 알아들을 수 있도록 정확한 발음과 적당한 크기로 발언한다.
-혼자서 너무 오랫동안 발언하지 말고 여러 사람이 의사를 개진할 수 있도록 시간을 적절히 배분한다.
-짧은 시간에 요점을 간결하고 알기 쉽게 말한다.
-발언자가 발언 중에는 집중하도록 하고 의제와 관계없는 사담은 피한다.
-남의 말을 가로 막거나 중단시키는 행위는 삼간다.
-남에게 불쾌감을 주는 태도나 발언은 피한다.
▲회의의 준비
직장에서 모든 구성원들은 각자의 업무를 수행하느라 늘 바쁘다. 업무의 원활한 진행을 위해 부서간 담당자는 빠듯한 시간을 내어 회의를 하는 것이기 때문에 회의를 마련하는 입장에서는 사전에 충분한 배려와 사전 준비가 필요하다.
회의를 주관할 때 준비하는 과정이다.
1)회의목적을 정한다
회의나 미팅은 모임의 목적이 뚜렷해야 하고, 그 다음에 모임에 필요한 시간과 장소를 정한다.
-의제를 정한다.
-시간을 정한다.
-장소를 정한다.
2)참석자를 정한다
정례적인 회의에는 참석자가 정해져 있지만 임시로 진행되는 회의는 목적을 정하는 단계부터 유의한다. 회의의 필요성, 의제, 참가 대상자 선정 등이 명확히 결정되어야 하고, 또한, 언제, 어떤 형식으로 통지할지를 정한다.
정례적인 회의에는 참석자가 정해져 있지만 임시로 진행되는 회의는 목적을 정하는 단계부터 유의한다. 회의의 필요성, 의제, 참가 대상자 선정 등이 명확히 결정되어야 하고, 또한, 언제, 어떤 형식으로 통지할지를 정한다.
3)회의 일정표를 배부한다
-회의 일정을 알린다(일시, 회의 장소, 소요 시간 등)
-참석자들이 할 일을 알린다(정보 발표, 의견 제안 등)
-참석자 명단을 첨부하여 배부한다.
4)회의실을 점검한다
회의실이 결정되면 회의가 원활하게 진행되도록 준비한다. 채광, 음향 시설, 실내 온도, 커튼, 테이블 배치, 이름표, 메모지, 필기 용구, 마이크, 차트, 참고 자료, 음료수, 진행 요원 배치 등을 점검한다.
5)회의진행 시나리오를 작성한다
회의를 순조롭고 절도 있게 진행시키기 위해 사회자의 회의 진행 시나리오가 필요하다. 시나리오가 준비되어 있지 않으면, 뜻하지 않은 실수로 회의의 진행을 엉뚱한 방향으로 이끌어 가기 쉽다. 또한 흐름을 통제하지 못해 분위기가 산만해지기 쉽다.
6)회의록을 작성한다
회의의 내용을 순서나 목적 등에 맞게 작성하고 기록해 두도록 한다. 경우에 따라서는 사전에 참석자 한 명이 작성자로 임명되기도 한다. 그리고, 필요한 경우에는 회의 내용을 정확히 보존하는 뜻에서 녹음기를 이용할 수도 있다. 회의록에는 다음과 같은 사항이 기재된다.
① 회의명
② 날짜
③ 장소
④ 참석자명
⑤ 사회자명
⑥ 의제
⑦ 토론된 사항, 제안된 사항, 결정 사항
▲회의시간
-중요한 회의는 오전시간에 진행
-최악의 회의 시간대는 오후 1시~3시
-회의 전 종료시간을 정해 시간내 회의를 마무리짓도록 한다
-이상적인 회의 소요시간은 1시간 30분 이내
-회의가 길어질 때 중간에 휴식시간 배치
▲좌석 배치
회의의 참석자들이 성실하게 회의를 진행하고 운영하기 위해서는 좌석 배치가 중요하다. 회의의 성격에 맞게 좌석 배치를 해야 진행이 매끄럽고 의견 교환이 원활히 이루어지고, 그 성과에 많은 영향을 미치기 때문이다.
-일반적인 회의를 위한 좌석배치로는 일자형 배치가 많이 이용된다.
-많은 참가자들을 수용하기 위한 대단위의 국제회의 등을 위한 좌석배치(사각형, 원형, 삼각형, 세미나형 좌석배치)
-프레젠테이션을 겸한 회의를 위해 스크린과 빔프로젝트 등을 준비한 좌석배치
-원거리 참가자들을 위한 화상회의는 모니터의 수와 거리에 따라 좌석배치가 결정된다.
/정수희시민기자
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