[직장인의 이미지메이킹] 안내 매너
직장생활시 많은 방문객을 맞이하게 된다. 방문객을 맞게 되면 친절하고 정중한 태도로 맞이하는 것이 직장인으로서 갖추어야 할 매너다. 호감가는 첫인상을 심어줄 방문객을 맞이하는 방법들을 살펴보자.
방문객이 사무실에 들어서면 곧바로 일어서서 인사를 한다. 방문객이 자기에게 가까이 다가 오는데도 외면하는 것 또한 결례이다. 방문객이 온 것을 알면서도 시선도 맞추지 않은 채 자신의 일에만 집중하는 것은 방문객에게 좋지 않은 첫인상을 남길 수 있다. 나아가 방문객은 방문회사에 대해 심한 불쾌감까지 느낄 수 있다.
방문객이 사무실에 들어서면 먼저 인사부터 하고 용건을 확인한다.
▲방문객 안내 매너
-손님이 들어오면 바로 일어서서 맞이한다.
-방문객의 이름과 용건을 묻는다.
-담당자와의 약속 여부를 확인한다.
-명함을 받았을 때는 회사명과 이름을 확인한다.
-담당자에게 방문객의 내방을 알린다.
-바로 면회가 가능하면 방문객을 안내하고 담당자가 다른 업무 중일 때는 기다릴 곳을 안내한다.
-담당자가 부재중이라면 방문객에게 부재 사실을 알리고 메모를 남긴다.
▲복도에서의 안내
방문객이 사무실에 들어서면 곧바로 일어서서 인사를 한다. 방문객이 자기에게 가까이 다가 오는데도 외면하는 것 또한 결례이다. 방문객이 온 것을 알면서도 시선도 맞추지 않은 채 자신의 일에만 집중하는 것은 방문객에게 좋지 않은 첫인상을 남길 수 있다. 나아가 방문객은 방문회사에 대해 심한 불쾌감까지 느낄 수 있다.
방문객이 사무실에 들어서면 먼저 인사부터 하고 용건을 확인한다.
▲방문객 안내 매너
-손님이 들어오면 바로 일어서서 맞이한다.
-방문객의 이름과 용건을 묻는다.
-담당자와의 약속 여부를 확인한다.
-명함을 받았을 때는 회사명과 이름을 확인한다.
-담당자에게 방문객의 내방을 알린다.
-바로 면회가 가능하면 방문객을 안내하고 담당자가 다른 업무 중일 때는 기다릴 곳을 안내한다.
-담당자가 부재중이라면 방문객에게 부재 사실을 알리고 메모를 남긴다.
▲복도에서의 안내
-안내자는 방문객보다 약간 비켜 선 자세로 한 두 걸음 앞서서 인도한다.
(방문객이 복도 중앙으로 걷게 하고 방문객에게 등을 보이게 하는 결례며 가끔 뒤돌아보며 방문객의 발걸음과 맞추기 위해서다.)
-모퉁이를 돌 때는 가야 할 방향을 가리켜 진행방향을 미리 알려주어 방문객이 불안하지 않도록 한다.
(이때는 지시매너를 잘 지켜 손가락이 벌어지거나 손목이 꺽이지 않도록 주의한다.)
▲계단에서의 안내
-계단을 오르고 내릴 때는 안내자는 방문객보다 아래쪽에 위치한다.
-계단을 오를 때는 방문객이 앞서서 걷는다.
-계단을 내려갈 때는 안내자가 앞서서 내려간다.
-방문객이 여성인 경우에는 계단을 오를 때도 안내자가 앞장 선다.
-계단을 오르내리기 전에는 일단 멈추어 방문객과의 거리와 상황을 살핀다.
▲엘리베이터에서의 안내
-엘리베이터를 탈 때는 사전에 행선 층을 알려 준다.
-엘리베이터는 안내자가 먼저 타서 열림 버튼을 누르고 있어야 한다.
-승무원이 있는 경우에는 방문객이 먼저 타고 안내자가 먼저 내린다.
-엘리베이터에서 내릴 때는 방문객에게 도착을 알리고 열림 버튼을 눌러 방문객이 먼저 내리게 한다.
(안내자가 먼저 내리면 방문객을 둔 채 문이 닫힐 수 있다.)
-엘리베이터 안에 혼잡할 때는 내리는 층수를 방문객에게 알려 주위 사람들에게도 길을 터 주도록 넌지시 배려를 구한다.
▲응접실에서의 안내
-응접실의 정돈 상태를 미리 확인해 둔다.
-응접실까지 안내하면 방문객에게 도착을 알린다.
-노크를 해 응접실을 사용 중인지 확인한다.
-당기는 문은 방문객을 먼저 들어가게 한다.
-미는 문은 안내자가 먼저 들어가 안내한다.
-방문객에게 입구에서 먼, 긴의자인 상석을 안내한다.
-방문객이 착석하면 담당자에게 방문을 알렸음을 전하고 음료를 권한다.
-담당자가 바쁜 경우는 신문이나 잡지가 필요한지 물어 본다.
-방문객이 오래 기다리게 될 때는 안내자가 잠시 대화를 나눠 줄 수 있다.
▲담당자가 면담 중일 때의 매너
-면담 중 응접실에 들어갈 때는 노크를 하고 들어가 목례한다.
-면담 중에 담당자에게 연락은 메모로 전하고 고객에게 양해를 구한 다음 메모의 내용이 보이지 않도록 건넨다.
-담당자에게 방문객이 내방했음을 메모로 알리고 방문객에 어디에서 기다리고 있는지도 알린다.
-방문객을 장시간 기다리게 할 경우 양해를 구하고 담당자를 대리할 수 있는 사람이 고객을 상대한다.
▲방문객 안내시 주의할 점
-난 안내 직원이 아니라는 생각을 버린다.
방문객은 회사 차원의 손님이다. 즉, 누구나가 회사를 대표한다는 자세로 방문객을 맞이해야 한다. 방문객을
(방문객이 복도 중앙으로 걷게 하고 방문객에게 등을 보이게 하는 결례며 가끔 뒤돌아보며 방문객의 발걸음과 맞추기 위해서다.)
-모퉁이를 돌 때는 가야 할 방향을 가리켜 진행방향을 미리 알려주어 방문객이 불안하지 않도록 한다.
(이때는 지시매너를 잘 지켜 손가락이 벌어지거나 손목이 꺽이지 않도록 주의한다.)
▲계단에서의 안내
-계단을 오르고 내릴 때는 안내자는 방문객보다 아래쪽에 위치한다.
-계단을 오를 때는 방문객이 앞서서 걷는다.
-계단을 내려갈 때는 안내자가 앞서서 내려간다.
-방문객이 여성인 경우에는 계단을 오를 때도 안내자가 앞장 선다.
-계단을 오르내리기 전에는 일단 멈추어 방문객과의 거리와 상황을 살핀다.
▲엘리베이터에서의 안내
-엘리베이터를 탈 때는 사전에 행선 층을 알려 준다.
-엘리베이터는 안내자가 먼저 타서 열림 버튼을 누르고 있어야 한다.
-승무원이 있는 경우에는 방문객이 먼저 타고 안내자가 먼저 내린다.
-엘리베이터에서 내릴 때는 방문객에게 도착을 알리고 열림 버튼을 눌러 방문객이 먼저 내리게 한다.
(안내자가 먼저 내리면 방문객을 둔 채 문이 닫힐 수 있다.)
-엘리베이터 안에 혼잡할 때는 내리는 층수를 방문객에게 알려 주위 사람들에게도 길을 터 주도록 넌지시 배려를 구한다.
▲응접실에서의 안내
-응접실의 정돈 상태를 미리 확인해 둔다.
-응접실까지 안내하면 방문객에게 도착을 알린다.
-노크를 해 응접실을 사용 중인지 확인한다.
-당기는 문은 방문객을 먼저 들어가게 한다.
-미는 문은 안내자가 먼저 들어가 안내한다.
-방문객에게 입구에서 먼, 긴의자인 상석을 안내한다.
-방문객이 착석하면 담당자에게 방문을 알렸음을 전하고 음료를 권한다.
-담당자가 바쁜 경우는 신문이나 잡지가 필요한지 물어 본다.
-방문객이 오래 기다리게 될 때는 안내자가 잠시 대화를 나눠 줄 수 있다.
▲담당자가 면담 중일 때의 매너
-면담 중 응접실에 들어갈 때는 노크를 하고 들어가 목례한다.
-면담 중에 담당자에게 연락은 메모로 전하고 고객에게 양해를 구한 다음 메모의 내용이 보이지 않도록 건넨다.
-담당자에게 방문객이 내방했음을 메모로 알리고 방문객에 어디에서 기다리고 있는지도 알린다.
-방문객을 장시간 기다리게 할 경우 양해를 구하고 담당자를 대리할 수 있는 사람이 고객을 상대한다.
▲방문객 안내시 주의할 점
-난 안내 직원이 아니라는 생각을 버린다.
방문객은 회사 차원의 손님이다. 즉, 누구나가 회사를 대표한다는 자세로 방문객을 맞이해야 한다. 방문객을
보면 즉시 일어서서 응대한다. 담당자가 아니라는 이유로 방문객을 쳐다 보지도 않는 다거나 방문객이 다가오는 데도 외면하는 행위는 회사의 이미지를 실추시키는 일이다.
자신이 담당자라는 마음가짐으로 친절하게 방문객을 맞이한다.
-겉모습으로 방문객을 차별지 않는다.
방문객의 옷차림이나 겉모습으로 무시하거나 차별하지 않도록 한다. 회사에 중요한 고객일지도 모를 뿐 아니라 회사를 방문한 고객은 방문을 한 이유가 있으며 환대받을 충분한 이유가 있다.
자신이 담당자라는 마음가짐으로 친절하게 방문객을 맞이한다.
-겉모습으로 방문객을 차별지 않는다.
방문객의 옷차림이나 겉모습으로 무시하거나 차별하지 않도록 한다. 회사에 중요한 고객일지도 모를 뿐 아니라 회사를 방문한 고객은 방문을 한 이유가 있으며 환대받을 충분한 이유가 있다.
-방문객에게 용건을 정확하게 듣는다.
방문객이 회사를 방문하면 이름과 용건을 분명히 묻고 확인해 다시 묻지 않도록 한다. 방문객을 맞이하면서 아이컨택을 하지 않거나 손으로 서류를 만지작거리면서 대화를 한다든지 하지 않도록 주의한다.
-방문객을 오래 기다리지 않게 한다.
-방문객을 오래 기다리지 않게 한다.
방문객을 기다리게 할 경우에는 신문, 잡지, 책 등을 권해 기다리는 시간이 지루하지 않도록 배려하고, 안내자가 대신 대화를 나누며 시간을 보내도록 한다.
/정수희·시민기자
/정수희·시민기자
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